Case Study - Stadt Calw

Stadt Calw

Oberbürgermeister Florian Kling steckt viel Zeit und Energie in die notwendige Digitalisierung der Hermann-Hesse-Stadt. Um städtische Räume und Ressourcen zukünftig digital zu verwalten und Bürgerinnen und Bürgern Angebote der Kreisstadt leichter zugänglich zu machen, war Locaboo für ihn die erste Wahl.

Initial situation

Historisch gewachsene Gebührentabellen, unterschiedlich gehandhabte Freigabeprozesse, manuelle Verwaltung...

Nicht zuletzt im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) hat sich die Stadt Calw dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsprozesse schrittweise zu digitalisieren und somit einfacher und zugänglicher zu machen. Oberbürgermeister Florian Kling treibt diese Initiative entschieden voran und setzt dabei auf moderne Technologien wie Locaboo, um die Verwaltung von städtischen Räumen, Flächen und Ressourcen zukünftig digital zu gestalten und Prozesse zu automatisieren.

Insbesondere die manuelle Verwaltung von Räumen und Ressourcen erwies sich als fehleranfällig und zeitaufwendig. So wurden Buchungsinformationen bislang oft in unterschiedlichen Excel-Tabellen abgelegt oder mithilfe teils veralteter On-Premise-Software verwaltet. Die Freigabe von Anfragen wurde zudem von unterschiedlichenMitarbeitern ausgeführt, wodurch das Verwaltungskonzept nicht einheitlich gehandhabt wurde und es oft zu Verzögerungen in den Abläufen kam.

Florian Kling

Oberbürgermeister der Stadt Calw

Challenges

Berührungsängste mit Neuem und Digitalem überwinden sowie freigewordene Kapazitäten in besseren Service wandeln.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen und den Prozess der Verwaltung von Räumen und Ressourcen für die öffentliche Nutzung zu verbessern, entschied sich die Stadt Calw dazu, die entsprechenden Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren.

Gleichzeitig wollte man in diesem Zuge auch diverse Hürden, wie historisch gewachseneGebührenordnungen sowie unterschiedlich gehandhabte Freigabeprozesse im Vorfeld angehen.

Ziel war es, eine benutzerfreundliche Plattform zur Verfügung zu stellen, die eine schnelle und transparente Buchung aller städtischen Angebote, insbesondere aber Räume, Flächen sowie Ressourcen ermöglicht und gleichzeitig den Ansprüchen an eine umfangreicheVerwaltung dieser gerecht wird sowie die Abrechnung vereinfacht.

Solution

Moderne Software vereinfacht gesamten Prozess der Raum- und Ressourcenverwaltung und macht Angebote der Stadt einfach buchbar.

Locaboo erwies sich als ideale Lösung für die Herausforderungen der Stadt Calw. Dabei istdie Software als Raum- und Ressourcenmanagement sowie Buchungs- undReservierungsplattform einfach in der Handhabung und deckt perspektivisch allekommunal wichtigen Use Cases ab.

Um schnell Prozesse zu digitalisieren und mit den neuen Services zu starten, hat die StadtCalw zunächst mit einer Hand voll städtischer Angebote begonnen. Inzwischen baut dieStadt das System weiter aus. Beginnend mit der Verwaltung von kleinen Räumlichkeiten,weitet sich der Bereich mittlerweile auf Sporthallen und Kulturangebote aus. Zudemkönnen auf der Internetseite der Stadt Bürger nun direkt buchen. Räumlichkeiten könnendadurch viel besser wahrgenommen und online besser zugänglich gemacht werden.

Die Stadt Calw konnte dank der Einführung von Locaboo die Verwaltung von Buchungen und Reservierungen vereinfachen, die Prozesse optimieren und die Mitarbeiter effektiver einsetzen.

Historisch gewachsene Gebührentabellen, unterschiedlich gehandhabte Freigabeprozesse, manuelle Verwaltung...

Berührungsängste mit Neuem und Digitalem überwinden sowie freigewordene Kapazitäten in besseren Service wandeln.

Moderne Software vereinfacht gesamten Prozess der Raum- und Ressourcenverwaltung und macht Angebote der Stadt einfach buchbar.

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